GENERALIDADES Y PRINCIPIOS

TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A., identificada con NIT 890902872-6 (en adelante TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A), en calidad de responsable del manejo de información recolectada de empleados, exempleados, clientes, proveedores y en cumplimiento de los parámetros definidos por la Ley 1581 de 2012 y demás normatividad aplicable que reglamente, modifique o derogue el asunto, mediante este documento se adoptan las políticas que se establecen para el TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES de personas naturales y además los principios, medios, canales y responsables mediante los cuales los titulares de la información podrán tramitar lo relativo al ejercicio de los derechos relacionados con los datos personales.

Siguiendo el principio de temporalidad y confidencialidad, TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A garantiza que cualquier dato que se recolecte que no sea público y se considere confidencial, será reservado por el tiempo que continúe su tratamiento. La vigencia de la base de datos personales está supeditada a la finalidad para la que se autorizó su tratamiento. Se concluirá con el tratamiento de los datos personales que se administren una vez se cumpla el fin para el que fueron recolectados, a menos que por un algún deber legal deban permanecer en su base de datos.

Para esto, se tienen implementados métodos, recursos y canales específicos dentro de la empresa que permiten un adecuado ejercicio de los derechos sobre los datos personales los titulares; desde la recolección, actualización, gestión, supresión, modificación o eliminación de datos o autorizaciones.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con la naturaleza de nuestra organización se establecen mecanismos adecuados y eficaces para proteger la información contenida en nuestras bases de datos que son de carácter confidencial, para el desarrollo del giro ordinario de nuestro negocio.

TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A., como empresa transportadora de pasajeros, cargas y encomiendas, con el objeto exclusivo de ejecutar y llevar a cabo las actividades comerciales y demás relacionadas con el giro ordinario de su actividad principal, utiliza los datos para que entre otras finalidades se logre:

Socios y accionistas:

• Realizar la gestión administrativa contable y financiera relacionada con acciones, utilidades y dividendos para accionistas.
• Citación a juntas y asambleas.
• Remisión de informes.
• Registros legales ante las autoridades competentes.

Afiliados:

La recolección y tratamiento de los datos personales de los afiliados y terceros se hará con el fin de prestar los servicios contratados con TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A, así como para llevar a cabo las siguientes actividades:

• Mantenimiento, desarrollo y control de la relación comercial entre el titular del dato y TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A.
• Prestar los servicios de acuerdo con las necesidades particulares de sus afiliados, con el fin de brindar los servicios pertinentes.
• Registros de gestión económica, contable, fiscal, tributaria y administrativa, para la gestión de clientes, de cobros y pagos, de facturación, de cumplimiento de obligaciones financieras, así como del historial de relaciones comerciales.
• Reportes ante las autoridades de vigilancia y control, o respuestas a requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
• Demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los acuerdos suscritos con los afiliados titulares de la información.
• Complementar la información y en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los afiliados, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes. Envío de información de novedades, noticias, boletines, foros, educación, publicidad o marketing, relacionado con nuestro objeto social.
• Mejora del servicio, basada en el conocimiento de las preferencias del afiliado y la adaptación de los productos y servicios para responder mejor a sus intereses.
• Consultas y reportes en centrales de información y listas públicas.

Empleados, aspirantes a puestos vacantes y practicantes:

TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A. tratará los datos personales de sus empleados y contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos: antes, durante y después de la relación laboral o de servicios.

Tratamiento antes de la relación laboral: Los datos recolectados para participar en procesos de selección, así como aquellos que se obtengan durante el proceso (pruebas psicotécnicas, entrevistas, visitas familiares, estudios de seguridad, etc.), serán tratados única y exclusivamente para ese fin. Una vez finalice el proceso, se informará el resultado positivo o negativo.

La información de candidatos no seleccionados será conservada durante dos (2) meses para posibles reclamaciones, luego será destruida. Cuando los procesos de selección se realicen con terceros, se solicitará autorización para compartir los datos y se regulará el tratamiento mediante acuerdos contractuales.

Los datos de los seleccionados serán almacenados en la carpeta personal, bajo estrictas medidas de seguridad.

Tratamiento durante la relación contractual: La información se almacenará física o digitalmente en una carpeta con el nombre e identificación del empleado. El acceso a esta información será autorizado únicamente por la gerencia general o el área designada. El tratamiento se realizará para:

• Administrar la relación contractual.
• Afiliación a seguridad social y reportes exigidos por la ley.
• Pago de nómina y finalidades legales y contractuales.

También se realizará para:

• Gestión de recursos humanos, incluyendo prestaciones sociales y asuntos relacionados con nómina.
• Procesos internos de promoción, administración temporal y operativa.
• Gestión de la salud ocupacional.
• Colaboración en procesos judiciales si aplica.
• Emisión de certificaciones como constancias laborales, certificados de ingresos y retenciones, etc.
• Reportes ante autoridades de vigilancia y control.
• Envío de boletines, noticias, foros, material educativo o publicitario relacionado con el objeto social de la empresa.
• También aplican las finalidades descritas para clientes, en lo pertinente.

Tratamiento después de la relación contractual: Una vez finalizada la relación laboral, los datos personales e información generada durante la misma serán almacenados en las bases de datos bajo condiciones seguras, para fines legales y autorizados.

• Consultas y reportes en centrales de información y listas públicas.

Proveedores:

La recolección y tratamiento de los datos personales de los proveedores se hará con el fin de contactar y contratar los productos o servicios que TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A. requiera para el funcionamiento de su operación. Asimismo, tendrá las siguientes finalidades:

• Contratar servicios en cualquiera de las áreas de trabajo de TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A.
• Realizar guías o catálogos relacionados con los servicios contratados.
• Cumplir con los procesos internos en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Gestión tributaria y contable.
• Colaborar en procedimientos judiciales si así lo requiere una autoridad competente o en virtud de la relación contractual.
• Reportes ante las autoridades de vigilancia y control.
• Otros usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o deriven de la relación comercial.
• Envío de información sobre novedades, boletines, foros, educación, publicidad o marketing, relacionado con el objeto social.
• Consultas y reportes en centrales de información y listas públicas.

Clientes:

• Contactar de manera ágil y fácil a los titulares de la información para poder llevar a cabo los contratos y demás negocios jurídicos que realiza TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A.
• Realizar actividades de fidelización y prospección de clientes sobre servicios, productos y demás que se consideren oportunos con el fin exclusivo de prestar un mejor servicio.
• Desarrollar las actividades propias de los contratos suscritos, en especial la gestión del servicio contratado.
• Realizar contactos tendientes a la medición del nivel de satisfacción respecto de los productos y servicios.
• Realizar contactos tendientes a la actualización de datos.
• Enviar material publicitario o promocional referente a los productos y servicios que ofrece la organización.
• Realizar contactos tendientes a la realización de investigaciones de mercados para mejorar los productos, procesos y servicios.
• Realizar estudios técnicos, estadísticos y de encuestas para la organización.
• Otros que sean necesarios para el desarrollo del giro ordinario del negocio.
• Consultas y reportes en centrales de información y listas públicas.

DEBERES

TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A., como responsable en el manejo de datos, tiene los siguientes deberes:

• Garantizar al titular de la información el ejercicio de sus derechos en todo momento.
• Tramitar las consultas, quejas, reclamos y modificación de consentimiento o autorizaciones.
• Informar a solicitud del titular el uso de datos que se ha dado.
• Garantizar que la información brindada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Conservar y solicitar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente la finalidad de recolección y los derechos que le asisten al titular.
• Rectificar la información que sea incorrecta mediante actualizaciones y comunicárselas al encargado para que esta información se mantenga actualizada.
• Conservar debidamente y bajo los parámetros de seguridad necesarios la información recolectada, impidiendo una posible consulta, acceso o uso fraudulento o no autorizado.
• Informar a las autoridades competentes cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información. Así mismo, deberá cumplir las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades.
• Exigir al encargado del tratamiento la debida diligencia en cuanto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información.
• Informar al encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular y no haya finalizado el trámite.

DERECHOS DE LOS TITULARES

En virtud del derecho fundamental de la protección de datos personales, los titulares de la información tratada y recolectada por TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A., para lo cual se implementan códigos de seguridad y canales de comunicación, podrán:

• Conocer y acceder a sus datos personales objeto de tratamiento.
• Presentar quejas y reclamos sobre el tratamiento de sus datos personales.
• Conocer las políticas y procedimientos adoptados por TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de la información.
• Revocar y modificar la autorización y también solicitar la supresión de los datos personales.
• Rectificar, conocer y actualizar sus datos.

PROCEDIMIENTO POR PARTE DE LOS TITULARES PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS FRENTE A LOS DATOS PERSONALES

Canales: Para ejercer sus derechos, el titular deberá enviar un escrito dirigido a TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A. a la dirección Carrera 64 C No. 78 – 580 – Oficina 9937 - Terminal de Transportes del Norte Medellín o mediante correo electrónico a contacto@tgh.com.co, incluyendo la siguiente información:

• Presentación personal de su solicitud mediante cualquier medio que permita plena identificación como titular.
• Dirección de contacto física y electrónica.
• Teléfono fijo o celular.
• Fecha en la que realiza la solicitud.
• Descripción detallada, clara y completa de los hechos, motivos y objeto de la petición.
• Si desea hacer una corrección o actualización, debe indicarla y aportar documentación que la respalde.

Términos de consulta: Se dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud. Si no es posible responder en ese plazo, se informará al interesado antes del vencimiento con explicación del retraso. En todo caso, el término no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales.

Términos de reclamos: La respuesta a reclamos se dará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo. Si no se puede responder en este plazo, se notificará al interesado antes del vencimiento del término, explicando las razones del retraso. El término adicional no podrá superar los ocho (8) días hábiles posteriores.

Para facilitar estos procesos, TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A. publicará el procedimiento en su sitio web www.transportesgomezhernandez.com y pondrá a disposición de los titulares los formatos correspondientes.

Actualizaciones y vigencia de la política

Nuestra empresa se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento y de manera unilateral, la presente política. Las actualizaciones serán publicadas en la página web oficial www.transportesgomezhernandez.com y podrán ser comunicadas por cualquier medio que se considere pertinente.

Cualquier cambio sustancial que afecte el contenido de la autorización otorgada por el titular será informado en los términos establecidos por la normativa vigente. Asimismo, se conservarán las versiones anteriores de esta política para consulta.

Fecha de expedición: Medellín, 01 de noviembre de 2022.

INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE

Nombre o razón social: TRANSPORTES GÓMEZ HERNÁNDEZ S.A

NIT: 890902872-6

Dirección: Carrera 64 C No. 78 – 580 – Oficina 9937 - Terminal de Transportes del Norte, Medellín, Antioquia, Colombia.

Correo electrónico: contacto@tgh.com.co

Teléfono: (604) 448 77 12

WhatsApp: +57 321 852 70 62